KEMAHIRAN MENJAMIN KEHIDUPAN
5S

Konsep 5S mula diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat kerja selesa dan kemas.

Kejayaan pelaksanaan Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini. Di Malaysia, konsep itu mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti Negara ( NPC) merupakan antara jururunding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan.

Kakitangan diberi kebebasan menunjukkan kreativiti masing-masing
Objektif Utama Program 5S

� Membina budaya Kaizen di tempat kerja

� Membina kerjasama melalui penyertaan semua

� Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia

� Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S:

� Pendekatan Kaizen

� Pendekatan Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan. Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

� Mengamalkan budaya kerja 5S

� Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S

� Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S

� Meluangkan masa untuk 5S

� Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa

� Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Apa Itu 5S

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang membawa maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Praktik ini diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal, menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.

Sisih (Seiri)

Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Ia adalah proses menentukan barang-barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di tempat simpanan yang sesuai.

Susun (Seiton)

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan diasingkan. Ini dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Dengan berbuat demikian, ia akan membantu mempercepatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut apabila diperlukan kelak. Tujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses mencari pada masa akan datang.

Sapu (Seiso)

Kebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Ia bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.

Seragam (Seiketsu)

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.

Sentiasa Amalkan (Shitsuke)

Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan memang dituntut oleh semua masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia. Amalan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala dan mengamalkan budaya nasihat-menasihati.

Perlaksanaan 5S

Pertama -Mengamalkan Seiri (Sisih)

 Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Kedua -Mengamalkan Seiton (Susun)

 Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.

 Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.

 Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.

 Semua tempat dokumen atau barang diberi label.

 Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan.

Ketiga – Melaksanakan Seiso (Sapu)

 Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan

 Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan

 Menggabungkan aktiviti sapu,kilatkan,semak dan betulkan

 Buat dengan kerjasama semua kakitangan

Keempat – Melaksanakan Seiketsu (Seragam)

 Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

Kelima -Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal)

 Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan
 Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu
 Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Keenam -Persijilan 5S

 Pertandingan antara organisasi 5S
 Anugerah amalan 5S
 Organisasi model

Pelaksanaan 5S yang Berkesan

Untuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu :

� Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan.

� Sediakan prasarana yang bersesuaian. Adalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S

� Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya :
a. Melalui mesyuarat
b. Menggunakan intranet atau laman web organisasi
c. Papan kenyataan
d. Poster
e. Surat Berita Dalaman ( Newsletter)

� Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. Adalah perlu dirancang latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S

� Mulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi.

� Wujudkan dan kongsikan Best Practices. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.

� Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi

� Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".

No comments: